本年度から新理事の体制に切り替わったため、これまでの経緯の再確認や方針の説明後、会則や附則の改正案などが審議されました。
代議員会・総会
日時
2017年10月28日(土) 15:00〜16:00
場所
芸術工学部北千種キャンパス 管理棟1階会議室
内容
１ 理事会の引継ぎ経緯および現況の報告
A，選挙の公約だったのは以下の内容
・今やるべきことを設定する
・伊藤幸子さん（4期）を中心とする現状の理事の方の仕事を客観的に把握し、今後の世代に引き継ぐための整理をする（事務局の整理）
・例えば年間のTODOカレンダーで同窓会業務の全容をビジュアライズ
・今までの主な業務内容と拘束時間、報酬・謝礼を一覧にした表を作成
・把握した現状を元に、理事を含む現行の制度の問題点とその解決方法を検討する
・解決方法を客観的な視点で提示し、改正案として会則に反映する
・この「やるべきこと」について、代議員会・総会中心に議論・検討することを一旦「止め」、代わりに少数の動けるメンバーに委任する
・現状の会則通りの方法で選挙し、一旦理事会を代替わりする
・代議員の皆さんを中心とした同窓会員、伊藤幸子さん（4期）を中心とした理事の方と対話をしながら現在の状況をまとめる
・それを問題解決の端緒として、会則改正案の形で総会に提案
・提案が受け入れられれば辞職し、次の世代に交代する
・中継ぎなので、任期はできれば2年程度
・任期中に次世代についても育成を進める
B，今年度の進捗
・理事の仕事の客観化／可視化
・年間TODOカレンダーの作成→終了
・主な業務内容と拘束時間、報酬・謝礼を一覧にした表を作成→終了
・現行の制度の問題点とその解決方法を検討、改正案の提示
・会員への院生の追加（会則改正案）
・決算時期変更（会則改正案）
・助成事業審査に関するガイドラインの作成
２ 新理事の選出について
昨年度の新理事会選挙（総会）時に欠席した酒井さん（9期）より、理事への立候補があり、審議の結果承認された
３ 会則の変更について
A，会員への院生の追加
これまでの組織改革案の中で、会員への院生の追加すべきという意見が上がっていたため理事会として「2017（平成29）年度会則変更案」を提示し、議論の後、会費の納入を行っていない学部生と院生はひとまず準会員とし、会費納入後に正会員とする旨会則変更が承認された
B，決算時期変更
現在まで、旧年度の決算は次年度の4-5月頃に監査を受けて締められ、新年度の予算は次年度の10月の総会で承認される、という状況だった。
新年度の4月から9月までは、予算が承認されていない状態で執行していたので、決算の タイミングと予算承認のタイミングを揃えるべきだと考えられたため、理事会から案を提示し会則変更は承認された
４ 2016年度決算、および2017年10月までの執行状況について
５ 新年度予算案について
６ 活動助成状況の報告
B，活動助成審査に関するガイドライン策定について
本年度助成申請にあたり、助成額の基準等を理事会にて整理、結果を代議員へメールで連絡し、ご意見いただいた内容をさらに反映したものを提示、承認された
７ 外注費のガイドライン策定について
理事の仕事の客観化／可視化の一環として、主な業務と拘束時間、報酬・謝礼を整理し、これを基に作業費ガイドライン案を作成して提示、理事にて更に議論を深めるべきというご意見があり、否決された
８ 個人情報保護法の改正にまつわる名簿管理方法の変更等について
個人情報保護法が改正され、平成２９年５月３０日から施行された（参考：https://www.ppc.go.jp/files/pdf/28_setsumeikai_siryou.pdf）。取り扱う個人情報の数が5000以下である事業者を規制の対象外とする制度を廃止→萱光会も法の対象となった。
そこで、今後の名簿の管理を、
１，名簿のオリジナルデータを期別に分け、GoogleDriveで共有する
２，データはその期の代議員と理事のみが参照、編集できるような権限にする（流出防止）
３，代議員は自分と同じ気の卒業生の状況について、分かり次第更新する（最新に）
という方法へ切り替えることを理事会から提案したが、GoogleDriveのファイルに対して代議員にも編集権限を付与するという部分に対して、セキュリティ等の懸念について心情的に払拭できない代議員がいるということで否決された。